Soms is het leuk om met een groep vrienden gewoon lekker lol te maken. De ene leuke opmerking over de andere heen, met als doel om heerlijk te lachen. Soms wil je dan wel eens iets zeggen, maar kom je er niet tussen. Jammer dan, zou ik op die momenten zeggen. Maar er zijn mensen die echt nooit luisteren, ook niet als je één op één met ze bent. Dan haak ik toch wel langzaam af. Hoe kan je nu een gesprek voeren dat van twee kanten komt, als iemand niet luistert? Een goede consultant kan in mijn optiek ook heel goed luisteren. Ik denk dat daar misschien wel het verschil zit tussen een goede consultant en iemand die het nooit in zich zal hebben. Ben jij consultant? Kan jij echt, echt, goed luisteren als je heel eerlijk bent? Realiseer je dat als je de bovenstaande vraag met ‘nee’ hebt beantwoord, je kwalitatief echt een slag kan maken zodra je beter gaat luisteren. Als je voor een consultancyopdracht met de opdrachtgever praat, krijg je een heleboel directe en indirecte signalen over wat hij/zij wil. Besteed hier ook aandacht aan, blijf er bij stil staan, bevestig dat je het gehoord hebt. De opdrachtgever weet precies wat hij/zij wil, alleen heeft zelf even geen tijd, net niet de juiste kennis, maar weet wel waarom iets moet worden gedaan, wat het achterliggende doel is, en wat er uit moet komen zodat het resultaat nuttig is. Als je deze signalen niet opvangt, ga je ongetwijfeld iets bedenken of maken waarvan jij denkt dat het nuttig is. Je denkt dat je je aan de opdracht houdt, maar in de tussentijd ga je (iets) van het pad af. Misschien heb je gelijk, maar je krijgt geen gelijk. Een eenvoudig voorbeeld: als de opdrachtgever als uitleg een tabel tekent met een paar kopjes daarin omdat hij denkt dat het resultaat er zo ongeveer moet uitzien: Máák die tabel dan ook zo, extra kolom erbij is prima, maar ga niet een database bouwen. Mogelijk dat de database veel beter is, maar daar vraagt hij niet om. Natuurlijk kan je verifiëren of hij/zij dat ook een goed resultaat vindt, en zoja, dan doe je het. Anders is die tabel echt ook prima. Ik kan je verzekeren dat als jij beter gaat luisteren, je meer waardering zal krijgen van je opdrachtgevers. Als je opdrachtgever ziet dat jij je aan de opdracht houdt en ook ziet dat het resultaat de kant op gaat zoals hij dat verwacht, maakt dat jouw leven uiteindelijk ook gemakkelijker en leuker. Consultancy & Projects blog - Denis Bierling
Luisteren is ook een vak!
Soms is het leuk om met een groep vrienden gewoon lekker lol te maken. De ene leuke opmerking over de andere heen, met als doel om heerlijk te lachen. Soms wil je dan wel eens iets zeggen, maar kom je er niet tussen. Jammer dan, zou ik op die momenten zeggen. Maar er zijn mensen die echt nooit luisteren, ook niet als je één op één met ze bent. Dan haak ik toch wel langzaam af. Hoe kan je nu een gesprek voeren dat van twee kanten komt, als iemand niet luistert? Een goede consultant kan in mijn optiek ook heel goed luisteren. Ik denk dat daar misschien wel het verschil zit tussen een goede consultant en iemand die het nooit in zich zal hebben. Ben jij consultant? Kan jij echt, echt, goed luisteren als je heel eerlijk bent? Realiseer je dat als je de bovenstaande vraag met ‘nee’ hebt beantwoord, je kwalitatief echt een slag kan maken zodra je beter gaat luisteren. Als je voor een consultancyopdracht met de opdrachtgever praat, krijg je een heleboel directe en indirecte signalen over wat hij/zij wil. Besteed hier ook aandacht aan, blijf er bij stil staan, bevestig dat je het gehoord hebt. De opdrachtgever weet precies wat hij/zij wil, alleen heeft zelf even geen tijd, net niet de juiste kennis, maar weet wel waarom iets moet worden gedaan, wat het achterliggende doel is, en wat er uit moet komen zodat het resultaat nuttig is. Als je deze signalen niet opvangt, ga je ongetwijfeld iets bedenken of maken waarvan jij denkt dat het nuttig is. Je denkt dat je je aan de opdracht houdt, maar in de tussentijd ga je (iets) van het pad af. Misschien heb je gelijk, maar je krijgt geen gelijk. Een eenvoudig voorbeeld: als de opdrachtgever als uitleg een tabel tekent met een paar kopjes daarin omdat hij denkt dat het resultaat er zo ongeveer moet uitzien: Máák die tabel dan ook zo, extra kolom erbij is prima, maar ga niet een database bouwen. Mogelijk dat de database veel beter is, maar daar vraagt hij niet om. Natuurlijk kan je verifiëren of hij/zij dat ook een goed resultaat vindt, en zoja, dan doe je het. Anders is die tabel echt ook prima. Ik kan je verzekeren dat als jij beter gaat luisteren, je meer waardering zal krijgen van je opdrachtgevers. Als je opdrachtgever ziet dat jij je aan de opdracht houdt en ook ziet dat het resultaat de kant op gaat zoals hij dat verwacht, maakt dat jouw leven uiteindelijk ook gemakkelijker en leuker. De horizontale en verticale scope van een project
Zodra een projectleider mag starten met een project begint daarmee ook altijd de discussie over de scope van het project. Een zeer gezonde discussie die er helaas meestal weer toe leidt dat de scope te breed wordt en het project moeilijker te managen maakt. Maar goed, daar is iedereen zelf bij en over de bijkomende kosten wordt iedereen het ook wel eens. Laat ik dit even de horizontale scope noemen. Heb je wel eens een project gezien waar niet over deze horizontale scope gesproken is? Ik gelukkig niet al te veel, al gaat het wel meestal alleen om de techniek en wordt vaak vergeten dat mensen training moeten krijgen of dat het projectresultaat ook impact heeft op de lopende processen. Niet gek dat er dan nog veel minder tot zelden gesproken wordt over de verticale scope van het project. 
Met de verticale scope bedoel ik dat er expliciet moet worden afgesproken wanneer het project de verantwoordelijkheid mag loslaten en wie die verantwoordelijkheid overneemt. Dit klinkt misschien overdreven maar omdat dit meestal niet wordt meegenomen in de originele projectplanning ontstaat hierdoor het ‘over de schutting gooien’ effect en gevoel. Iedereen heeft een andere blik op wanneer het moment van overdracht zou moeten zijn. Als op maandagmorgen de beheerders ingeschakeld worden voor het oplossen van iets dat ze niet kennen omdat het in het weekend live is gegaan en het project in de veronderstelling is dat ze klaar zijn, kan je de irritaties aan alle kanten, inclusief bij de eindgebruiker, goed voorstellen. Het maakt in mijn optiek totaal niet uit waar het moment van overdracht ligt. Wat cruciaal is, is dat je als het niet in het project wordt meegenomen in de scope, wel heel helder beschreven wordt wie die verantwoordelijkheid dan wel heeft en vanaf wanneer. Nog los van het feit dat die persoon dat dan ook moet weten en in staat is om die verantwoordelijkheid op te pakken. Neem jij bij de start van een project wel zowel de horizontale als verticale scope mee in de plannen? Dan ben jij mijn held! Ik wou dat iedereen dat deed. Waarom gaat een project toch zo vaak fout?
Natuurlijk is de oorzaak niet altijd dezelfde maar toch zie je in de praktijk vaak één ding hetzelfde fout gaan. Op het moment van live gaan, is nog te veel weerstand in de organisatie. Men is er nog niet helemaal klaar voor. Dit is op zich eenvoudig op te lossen en daarmee kunnen projecten zelfs vaker tot een succesvol einde komen.
Vol enthousiasme beginnen projectmanagers aan hun PID, projectmedewerkers starten met een Proof of Concept om er al snel een ‘beetje’ mee in productie te gaan. Het is nieuw en daarmee dus interessant. Voor je het weet zijn ze druk met de leuke en nieuwe techniek bezig en daar zit dan ook de grote vergissing.
Er ligt te veel nadruk op wat het project wil opleveren waardoor de omgeving nog niet wordt meegenomen in het feit dat er dingen staan te veranderen. We weten allemaal dat als er zaken veranderen, mensen in een, al dan niet tijdelijke, weerstand terecht komen. Haal je die weerstand niet (op tijd) weg, slaagt je project niet.
Iedereen die een verandering voor zijn kiezen krijgt doorloopt dezelfde curve. Bij de ene verandering gaat dat snel, bij de andere duurt het een stuk langer. Daarnaast doorloopt iedereen de curve in zijn eigen tempo. Dit is een bekend model, bekend als de fasen-theorie van Kübler-Ross.
Je doet er heel verstandig aan om dit model over je projectplanning heen te leggen. Standaard zie je dan eigenlijk dat op het moment van live gaan, iedereen nog in de ‘dip’ zit. Kansloos moment dus om de live-gang tot een succes te maken.
Ik heb een oud Pink collega van mij dit model over een projectplanning heen zien gebruiken en actief de verandering emotioneel zien managen bij de betrokkenen. Resultaat was dat de betrokkenen de nieuwe mogelijkheden zelf al inzagen, nog voordat het moment van live gaan daar was. Je raadt het al, het project was een groot succes.
Uiteraard is dit heus niet de enige succesfactor. Maar het ís er in ieder geval wel een. Als je hier meer over wilt weten of zelf ervaringen hiermee hebt, hoor ik dat natuurlijk graag op: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
Introductie Consultancy & Projects
Een stuk schrijven voor de nieuwsbrief annex blog kan best een interessante ontwikkeling binnen je eigen organisatie tot gevolg hebben. Wordt de nieuwsbrief intern verzonden of juist extern, of allebei. Moet de nieuwsbrief er eigenlijk überhaupt wel uit want hoe past dit in het overkoepelende communicatiebeleid. Hele discussies ontstaan er binnen het bedrijf, iedereen heeft wel een mening. Hoe gaan we dit nu oplossen en wanneer was de deadline ook al weer? Het is dan ook mooi om te zien hoe onze eigen consultants, die normaal onze klanten helpen met allerlei vraagstukken, opstaan en de interne discussie beginnen te begeleiden. Het roept in eerste instantie heel veel vragen op bij iedereen terwijl de Pink Elephant consultant rustig blijft, vragen blijft stellen en olie op het vuur gooit. Gevolg: bij steeds meer mensen valt het kwartje. Uiteindelijk weten we wat ons te doen staat. We zijn er nog niet, maar we zijn op weg. De consultants binnen onze organisatie zijn dus niet alleen maar vakkundig op het gebied van ITIL, ASL/BISL, Prince2, SABSA, etc. Ze kunnen echt organisaties verder helpen ook als het net even iets minder met puur ICT te maken heeft. Op zo’n moment ben ik toch wel trots dat onze Pink Elephant consultants zo breed in te zetten zijn en ons vertegenwoordigen bij onze klanten. Gelukkig hebben we meer van dit soort consultants beschikbaar vanuit de Serviceline Projects & Consultancy. 
PE Consultancy